Java Team at Kentor

När man arbetar som förvaltare brottas man med en hel del olika processer.

Insamling av förslag och önskemål

Det inkommer ofta många olika önskemål och förslag till förvaltningsorganisationen. Dessa behöver samlas och prioriteras på ett strukturerat sätt. Ett exempel på forum när detta görs är på styrgruppsmöten där systemförvaltaren, systemägaren och expertanvändare kan delta. Read more…

För att på ett framgångsrikt sätt kunna kombinera ITIL och pm3 är det viktigt att förstå de olika perspektiv som ramverk/modell representerar. Det är därför viktigt att sätta sig in i de likheter och skillnader som finns samt hur man kan kombinera delarna.

Syftet med ITIL är att förena alla områden inom IT Service Provision med ett gemensamt ramverk för IT Service Management och på så sätt leverera värde till affären/verksamheten. Syftet med pm3 är att säkra att IT-lösningen stödjer verksamheten över tiden genom att organisera förvaltningsorganisationen så att den kan bedrivas på ett affärsmässigt sätt. Read more…

ITIL är en metod för styrning och hantering av IT-tjänster i förvaltningsorganisationer. Syftet med ITIL är att generera kostnadseffektiva och kvalitativa tjänster till verksamheten. Till skillnad mot många metodiker som ofta är väldigt teoretiska så är ITIL praktiskt inriktad och en metodik som man anpassar till förvaltningsorganisationens egna förutsättningar.

Genom att tillämpa ITIL får man ett gemensamt språk i sin verksamhet. Read more…

PM3 är en förvaltningsmodell som beskriver hur systemförvaltning ska organiseras för att kunna bedrivas på ett affärsmässigt sätt. Fyra komponenter bygger modellen Dessa fyra komponenter behöver säkerställas för att förvaltningsorganisationen ska bli kostnadseffektiv. Read more…

En metod är en detaljerad beskrivning av sättet att lösa ett visst problem. En metod karaktäriseras av på vilka typer av problem den kan tillämpas, vilket arbete som ska utföras och hur det ska organiseras samt vilka tekniker som används och hur de används. Metoder innehåller generell kunskap som skall användas i specifika situationer.

Ibland uppstår konflikter i förvaltningsorganisationer vilken metod eller modell man ska använda vid systemförvaltningen. Konflikterna innebär ofta ett resursslöseri som bromsar upp införandet och tar onödig energi både från den löpande verksamheten och från de personer som den berör. Det är viktigt att ta hänsyn till hur olika metoder och modeller kan samverka. Metoder och modeller har tagits fram i olika syften och det gäller att förstå hur man bäst kan utnyttja dem för att ge organisationen det stöd den behöver. Det finns många olika metoder och modeller, men de mest utbredda är PM3 och ITIL.

Det finns ett antal roller som behöver namnges inom en förvaltningsorganisation. För små förvaltningsobjekt kan det vara så att en person har flera olika roller men det är ändå viktigt att identifiera vilka roller som ingår och att man delar upp ansvarsområdena mellan dessa.

Det ska alltid finnas en systemägare. Det är systemägaren som har det övergripande ansvaret för förvaltningsobjektet. Det är systemägaren som fattar avgörande beslut om vidareutveckling, vidmakthållande eller avveckling. Det ska alltid finnas bara en systemägare för alla förvaltningsobjekt. Read more…

Alla förvaltningsobjekt bör ha en väl formulerad förvaltningsplan. Förvaltningsplanen är grunden till arbetet i förvaltningsorganisationen.  Förvaltningsplanen består av ett antal olika delar.

1. Beskriv förvaltningsobjektet, använd beskrivande text, systemskisser, integrationer, arkitektur, avtal, SLA, m.m.
2. Beskriv utgångsläget, hur ser det ut nu, vilka lagar och riktlinjer gäller, vilka verksamhetsmål finns, SWOT-analys
3. Beskriv avsikten med förvaltningsobjektet, vilka processer stödjs, vems behov ska tillgodoses, vilka är behoven
4. Beskriv målen, vad ska uppnås eller behållas, de ska vara uppföljningsbara
5. Beskriv aktiviteter, vad behöver göras för att nå målen, vem har ansvaret, är ska det vara klart
6. Beskriv resursbehovet, vem ska göra vad och hur lång tid tar det
7. Beskriv samverkan, vilka påverkas av förvaltningsobjektet, projekt, myndigheter
8. Beskriv förvaltningsorganisationen, styrning och ledning, roller och ansvar
9. Beskriv ekonomiska konsekvenser, kostnader, besparingar, investeringar
10. Beskriv uppföljning, vilka möten ska finnas, hur kontrolleras att planen följs, med vilka och hur ofta

Förvaltningsobjekt består av flera väldefinierade delar. Dessa delar kan utgöras av support, avtal, rutiner, processer och dokumentation. Det kan även röra andra beroenden som data- eller telenätverk, interna och externa tjänster eller funktioner från olika leverantörer. Förvaltningsorganisationen ansvarar för dessa delars dagliga hantering och utveckling.

För att få fram vad som ska ingå i förvaltningsobjektet så tittar man på det verksamhetsområde som systemet ska stödja, de tjänster som verksamheten har samt en kartläggning av systemsamband. Med kartlagda system och deras samband vet förvaltningsorganisationen vad som skall förvaltas samt vilka avgränsningar som finns mot andra förvaltningsobjekt. Man ser en tydlig koppling mellan förvaltningsobjektet och processerna i verksamheten. Man vet vad som är ansvarsområdet, vem som nyttjar tjänsterna och varför de finns.

En bra systemförvaltning behöver en förvaltningsmodell för att kunna bli effektiv. En organisation består av flera olika parter och det är både personer från verksamheten och från IT-avdelningen som formar förvaltningsorganisationen. Verksamheten och IT-avdelningen har ett gemensamt ansvar men för skilda delar och förvaltningsmodellen tydliggör bl.a. hur ansvaret fördelas mellan dessa.

Med en fungerande förvaltningsorganisation blir förvaltningsprocessen förhoppningsvis under kontroll så att IT-systemen stöder den verksamhet de finns i. Förvaltningsorganisationen syftar även till att skapa rutiner för förändringar i systemet, skapa en gemensam terminologi samt att samla en helhetsbild av systemförvaltningen. Man kan kortfattat säga att målet med förvaltningsorganisationen är att systemet ska uppfylla verksamhetens krav och önskemål under hela sin livscykel, från förvaltning och drift till avveckling.